Şirketimde etkin toplantılar nasıl geliştirilir?

Şirketlerde hepsini eşit olarak etkileyen endemik bir hastalık var: "Reunionitis". Toplantılara harcanan saatlerin neden olduğu verimlilik kaybı, yönetim ekiplerini en çok ilgilendiren unsurlardan biridir. Tecrübelerimize göre, toplantıların verimli olmasını sağlamak için bir metodoloji uygulamak gereklidir: liderlik, titizlik ve taahhüt Şirketinizde etkin toplantılar yapmak istiyorsanız, aşağıdaki adımları dikkatlice okuyun.

İzlenecek adımlar:

1

Toplantının gerçekten gerekli olup olmadığını ve kimlerin önemli bir şekilde katılmaları gerektiğini düşünün. Toplantının engellenip engellenemeyeceğini bilmek, hedeflerinizi açık ve doğru bir şekilde tanımlayın ve bekleyip bekleyemeyeceğinizi değerlendirin.

2

Çağrıyı günün sırasına göre yazılı olarak gönderin. Başlangıç ve bitiş zamanını ayarlayın. Tüm katılımcıların tartışılacak konuları bilmeleri gerekir. İnsanlara bir toplantıya katılmaları için nasıl hatırlatmaları gerektiği hakkında aşağıdaki makaleyi okumanızı öneririz.

3

Tüm katılımcıların toplantıyı başlamadan önce doğru bir şekilde hazırlamalarını sağlayın. Bu, önceki adımda ilettiğimiz gibi, çağrı gönderilerek gerçekleştirilecektir.

4

Dakik ol. Planlanan zamanda başlayın. Ayrıca, düzeneğin yorulmaya yol açmaması için bir buçuk saatten az sürmesi gerektiğini unutmayın. Masaları nasıl yerleştireceğinizi biliyor musunuz?

5

Toplantı sahibi veya tayin ettiği kişi toplantıya moderatör ve lider olarak görev yapacaktır. Bu , kurulun sorunlarıyla uğraşırken net kurallar koymalıdır, katılımcılar arasında dağılma oluşturmamak için "özgür yoldan" kaçınmanız önerilir.

6

Her türlü kesintiden kaçının. Önceden uyarılmalıdır: Telefonlar, telefonlar, ...

7

Gündem dışındaki konularla ilgilenmeyin.

8

Başkalarının müdahalelerine saygı gösterin. Aktif dinleme pratiği yapın ve somut olun. Bu nedenle, saçma polemiklerden veya kişisel sorunlardan kaçınınız.

9

Toplantıyı kaydedin ve aksi kararlaştırılmadıkça bir sonraki 24-48 s arasında gönderin. Bu oturumda açık olan sonuçları yazmak zorundasınız. Bu, toplantılara ilgili bir statü ve önemi verecek olan çalışanları teşvik edecektir.

ipuçları