Telefona profesyonel bir şekilde nasıl cevap verilir?

Bir telefon uzmanının becerisine sahip olmak, küçük bir işletmeyi temsil etmek, bir finans kurumu için bilgi sağlamak veya büyük bir şirket için ilk iletişim hattı olarak hareket etmek, iş dünyasında başarılı olmanıza yardımcı olabilir. Bir iş iletişiminde telefona cevap vermenin profesyonel bir yolu, her iki taraf arasında da her şeyin net olmasını sağlar. “Açıkça iletişim kurmak ve etkili bir şekilde dinlemek, sadık ilişkilerin temel taşlarıdır.” İnsanlar telefonun diğer ucundaki kişiyi göremediğinde, kendinden emin, bilgili bir tavır, bir profesyonelle uğraştıklarını bilmelerini sağlar. .

İzlenecek adımlar:

1

Gelen bir aramanın alıcısını almak için zaman ayırın. Hazır olmadığınızda telefona cevap vermek için acele ederek, diğer uçtaki kişiyi aramaya hazır olmadığınızı söyler. Telefonu açmadan önce bir veya iki kez çaldırın ve aramaya hazırlanmak için derin bir nefes alın.

2

Temsil ettiğiniz kuruluşu ve adınızı belirtin. Bu an önemlidir, çünkü en temel bilgileri diğer tarafa iletir ve doğru sayı olup olmadığına dair şüpheleri ortadan kaldırır.

3

Arayanı dikkatlice dinleyin. Cevaplamayı ve cevaplamadan önce sorularınızı anladığınızdan emin olmak için konuşmayı bitirene kadar bekleyin. Emin değilseniz muhatapların sorularının ayrıntılarını açıklığa kavuşturun.

4

Arayan kişiye cevap verirken yavaş konuşun. Cevaplarına güven. Dilinizi dikkatlice seçin, çünkü jargon ya da kararsız sözcükler arayanı deneyiminden şüphe etmesine neden olabilir. Sağladığınız bilgileri anlıyor musunuz, arayan kişiye sorun.

5

Bir aramayı beklemeye almadan önce izin isteyin. Arayan kişiye sabrınız için teşekkür edin ve ona ne kadar beklemesi gerektiğini söyleyin. Arayan kişiyi çevrimiçi olarak bekletme veya almama seçeneği sunacağından mesajları iletmek veya bir sorgu aramak için onay isteyin.

6

Arayanın verdiğiniz bilgileri anladığını kontrol edin. Önemli tarihleri ve saatleri gözden geçirin. Arayana, aramayı sonlandırmadan önce daha fazla yardımcı olup olamayacaklarını sorun. Aramanın sonlandırılmasında arayana teşekkür ederiz .

ipuçları