Resmi bir toplantı nasıl düzenlenir

Bazen bir e-posta yeterli değil. Yalnızca ilgili bölümlerin başkanları arasında veya hatta farklı şirket ve kurumların üyeleri arasında yüz yüze bir toplantı dürtüsü ile alınabilecek iş kararları vardır. Herhangi bir resmi işlem gibi, bir toplantı da doğru gelişimi için bazı adımlar atmayı gerektirir. Bu yüzden .com'te resmi bir toplantının nasıl düzenleneceğini açıklıyoruz.

Önceki aşama: toplantının organizasyonu

Her şeyden önce, bir soru sorulmalıdır: "Bu konu için bir toplantı düzenlemek gerçekten gerekli mi?" Ve bu randevuların çoğu zaman ve haklı olarak, tartışılan sorunları çözmeden çok fazla saat geciktiren, zamanın otantik yaratıcıları olma ününe sahip olmasıdır. Bu nedenle, gerçekten bir ihtiyaç olması durumunda bir toplantının ne zaman gerçekleştirileceğini veya ele alınması gereken bir kaç e-posta, bazı telefon görüşmeleri veya hatta bir video konferans oturumu ile daha hızlı bir şekilde çözülebildiği takdirde bir toplantının ne zaman yapılacağını düşünmek gerekir. Skype veya bir Google hangout.

Karar verildikten sonra, davetiyeye katılacak ve gönderecek kişi sayısını, tercihen yazılı bir yolla ve yeterli bir zaman diliminde, örneğin başka bir şehirden seyahat etmek zorunda kalan kişileri alıntılama meselesiyse 15 gün, belirlemek gerekir. Her ne kadar gündem ve her şirketin durumuna bağlı olacaktır.

Bir öneri: ne kadar fazla insan giderse, toplantı o kadar uzun sürecektir, bu nedenle temel insanlardan daha fazla bahsetmemek en iyisidir. Toplantıdan önceki günlerde, konukların her birinin katılımını telefonla teyit etmeniz önerilir.

Kişi listesine ek olarak, tahmini bir toplantı süresi belirlemeli, bir gündem belirtmeli ve toplantı için bir yer belirlemelisiniz, bu amaç için donatılmış bir odada. Tüm bunlar, toplantıya katılan her kişiye gönderilen alıntı belgesinde açıklanmalıdır.

Oda hazırlanması

İş merkezinde uygun bir toplantı odası yoksa veya toplantı için belirlenen gün için ücretsiz olmayacaksa, her zaman bir kongre merkezine veya boş alanları olan bir otel veya iş merkezine başvurabilirsiniz. sağladı. Toplantıya bağlı olarak, Internet bağlantısına, yeterli fişe, projektöre veya video konferans ekipmanına sahip olmak gerekebilir.

Toplantının aynı günü, önce odayı kontrol etmeli, aydınlatma, ses ve bilgisayar ekipmanının sorunsuz çalışıp çalışmadığını ve mobilyaların doğru şekilde yerleştirildiğini kontrol etmelisiniz. Ayrıca, her bir koltuğun yanına su ve bardak koymak zorundasınız. Toplantı takvimi tavsiyede bulunursa, toplantıdan önce veya ara olarak bazı kahve ve atıştırmalıklar hazırlayabilirsiniz.

Toplantının gelişimi

Kısalık önemlidir, böylece hareket sonsuz değildir. Bu nedenle, gündemini tutmak ve sıkı bir şekilde takip etmek, ele alınan hususlardan sapmamaya ve herhangi bir durumda, daha sonra veya daha sonra ortaya çıkacak ikincil meseleleri karşılamak için ayrılmaya çalışmak için uygundur.

Aynı konuyla ilgili ilk toplantı değilse, görüşülen konuları ve daha önce varılan anlaşmaları yeniden özetleyerek başlayabilirsiniz. Toplantıda bir sekreter olarak hareket eden katılımcılardan birinin veya uygun görüldüğü takdirde birkaçının sırasını değiştirmesi tavsiye edilir.

Sonunda küçük bir karar raporu hazır bırakılır ve gerekirse bir sonraki toplantının tarihi belirlenir.

Sonraki aşama

Daha fazla sükunetle, toplantı hakkındaki taslak rapor temizlenir. Aynı şekilde, kullanılan odayı iyi durumda bırakmak istenir ve bir sonraki toplantı için hazırlıklar düzenlenir ve süreç yeniden başlar.